Cinco claves para gestionar las admisiones a la escuela

Ha llegado el momento de gestionar las admisiones para el curso que empezará en septiembre.
Tras meses de activar campañas de marketing y comunicación, realizar entrevistas telefónicas y presenciales y hacer seguimiento a las familias de posibles candidatos, por fin, ya tienes nuevos alumnos que se incorporarán a tu centro y candidatos a pocos pasos de confirmar su inscripción.

Si cuentas las semanas, te quedan muy pocas para acabar el curso, y necesitas dejar el proceso de captación cerrado cuanto antes.

Por eso, en este artículo, te contamos cómo gestionar el trabajo pendiente, y te explicamos las ventajas de hacerlo con la ayuda de una herramienta digital como nuestro CRM creador para el sector educativo.

Analizar tus objetivos

Para cada curso tendrás un número de plazas vacantes, y otro porcentaje de ellas cubiertas. El primer paso para saber dónde centrar tus esfuerzos será, entonces, identificar en qué cursos has cumplido tus objetivos y en cuáles necesitas llenar más plazas.

¿Cómo hacerlo?

• Si tienes los datos en Excel, necesitarás que estén ordenados y homogenizados para poder filtrarlos y aplicar fórmulas que te permitan contar y clasificar. Si, además, tomas notas en libretas y post-its, será importante que las revises, para asegurarte de que no haya candidatos a quienes no se les hizo el seguimiento necesario.
• Si trabajas con un CRM como el de Dinantia, podrás ver gráficas con el porcentaje de plazas que has cubierto en cada curso. Y, además, te permitirá saber cuántos candidatos tienes para llenar las vacantes, y en qué fase se encuentran.

Avanzar en las etapas siguientes

Ya has repasado tus objetivos. Ahora es momento de actuar: pedir la documentación necesaria para formalizar inscripciones, volver a contactar a aquellas familias con quienes no has podido formalizar una entrevista y dar por cerrados los cursos donde las plazas estén cubiertas.

¿Cómo hacerlo?

• Si tu proceso de captación es manual, tendrás que revisar al detalle tu agenda, las anotaciones en libretas y post-its, tus mails y los documentos del ordenador.
• En cambio, con un CRM, podrás ver fácilmente quiénes no han hecho la entrevista, y enviarles un mensaje en el que les invites a las puertas abiertas, por ejemplo. O bien, puedes escribir a quienes están interesados en inscribirse y pedirles la documentación necesaria. Y, ¿sabes qué es lo mejor? Que podrás enviar todos esos mails al mismo tiempo, con un solo clic.

Adjudicar tareas

Es probable que diferentes personas del equipo te ayuden en el proceso de admisiones: desde coger las llamadas, introducir los datos de los candidatos o gestionar la agenda de eventos y entrevistas. Para cerrar el proceso de admisiones con éxito, es importante que cada uno tenga claro qué debe hacer.

¿Cómo hacerlo?

• Puedes enviarles emails, dejar post-its en su mesa o apuntarte recordatorios en tu agenda.
• O bien, puedes crear notificaciones en el CRM: al ejecutar una tarea, le puedes asignar a otro miembro del equipo la actividad siguiente. Cuando deba llevarla a cabo, le saltará una alerta, y tendrá acceso directo a la información que necesita.

Solicitud de información para hacer las admisiones

Cada centro tiene sus propios procesos para formalizar las inscripciones de nuevos alumnos. Pero, en general, suelen solicitar documentación (DNI, tarjeta sanitaria, calendario de vacunación) y pedir información a las familias mediante un documento a completar.

¿Cómo hacerlo?

• Si tu proceso de captación es manual, tendrás que revisar, uno por uno, el estado de cada candidato y enviarle, desde tu correo electrónico, un mensaje con lo que necesitas.
• Pero si trabajas con un CRM, podrás crear un único mensaje de email, adjuntar los documentos que necesitas que complete cada candidato, y hacer un solo envío. Cada familia recibirá un correo individual, a su nombre, y te podrá responder con lo que necesitas. Más aún, podrás guardar la documentación dentro del mismo CRM, para que quede siempre vinculada al historial de cada alumno.

Cierre del proceso

El proceso de captación se cerrará de dos maneras: los candidatos pasarán a ser alumnos de tu centro, o bien, irán a otra escuela.

Para poder analizar tus datos e implementar mejoras de cara al nuevo curso, es importante que cierres cada proceso de forma personalizada. Es decir, que sepas también por qué algunos candidatos escogieron otro centro, y a qué centro se van.

Quizás te preguntes cómo puedes saberlo. Si es así, en el próximo artículo te explicaremos cómo recoger y analizar los datos que necesitas para mejorar y optimizar tu proceso de captación de alumnos.