Educación

Tres claves para una comunicación exitosa con las familias

El inicio del año es un buen momento para hacer balance, detectar posibles mejoras y poner en práctica pautas que ayuden a cumplir objetivos. Quizás, una de tus metas sea mejorar la comunicación con las familias de tu centro.

Puede que sientas que no obtienes la respuesta que necesitas. Querrías tener mayor participación, que los padres se impliquen más. Y quizás, al comentarlo en alguna reunión o evento, te has sorprendido al saber que no reciben la información o, más aún, no saben qué se espera de ellos. Te encuentras en medio del año escolar, con numerosos proyectos en marcha. Y, si bien tienes unas cuantas ideas para comunicar mejor, no acabas de tener claro por dónde empezar.

Si es tu caso, aquí te damos tres claves para que este año logres impulsar y mejorar la comunicación con las familias.

  1. Planifica
  2. Puede que, al leer esto, pienses: “Pero si tengo mis planes hechos al detalle desde hace meses”.

    ¡Por supuesto! No dudamos de ello. Seguramente:

    • Cuentas con un plan formativo y un calendario de actividades.
    • Has compartido tu planificación con los padres en las reuniones de septiembre.
    • Sabes qué actividades haréis en los próximos meses, y quiénes se ocuparán de ellas.
    • Y puedes explicar en detalle su valor dentro del proyecto educativo.

    Pero, ¿tienes, también, un plan de cómo comunicarás las actividades a las familias? ¿Has identificado qué se necesita de ellas, y cuándo lo deberías solicitar?

    Si quieres que los mensajes lleguen en tiempo y forma, empieza por completar tu calendario de actividades con un plan de comunicación interna. Para ello, lo primero será identificar tus objetivos.

    Por ejemplo, puede que necesites:

    • contar con la totalidad de las autorizaciones firmadas para la excursión a la granja,
    • que los alumnos lleven materiales relacionados con la primavera antes del 20 de marzo,
    • o conseguir que un mínimo de veinte familias se apunte a un taller sobre pensamiento computacional y programación en la adolescencia.

    En cuanto tengas claros tus objetivos, el siguiente paso será mirar el calendario de actividades, y valorar:

    • ¿Con cuánta antelación enviar un mensaje a los padres? (Por ejemplo, no requiere el mismo tiempo firmar una autorización, que crear un disfraz, u organizarse para asistir a un evento de la escuela).
    • ¿Hará falta enviar un recordatorio?
    • ¿Cuál será el formato más adecuado para hacer este comunicado?

    Estas preguntas te ayudarán a decidir los tiempos, la frecuencia y el formato de cada mensaje. Una vez que tengas estos puntos claros, ya podrás completar tu calendario de actividades con la comunicación que harás de ellas. De esta manera, te será más fácil llegar a tiempo y asegurarte de que las familias tendrán la información cuando la necesitan.

    Mujer escribiendo en un papel

  3. Ponte en el lugar de las familias
  4. Al escribir, es habitual dar por sentado que, quien recibe el mensaje, tiene ya cierta información y leerá el texto completo. Pero la realidad es que los padres de los alumnos suelen ir con prisas, y necesitan recibir mensajes claros y fáciles de interpretar. Por eso, al crear cualquier comunicado, ponte en el lugar de quien lo recibirá, y valora:

    • ¿Cuánto sabe del tema?
    • ¿Cuánto tiempo tendrá para leer el mensaje?
    • ¿Por qué debe interesarle esta información?
    • ¿Qué dudas puede tener?

    Y, además, ten en cuenta cuál será el formato más amigable y efectivo, para que el mensaje llegue y recibas la respuesta que necesitas. ¿Qué tal si envías la información de forma personalizada, en un medio que los padres utilicen a diario, como es el teléfono móvil? ¿Y si, además, les das la posibilidad de responder de forma personalizada? De esta manera, tú tendrás más respuestas, y los padres se ahorrarán los numerosos mensajes adicionales con los comentarios de otras familias.

  5. Hazles saber qué necesitas de ellos
  6. Ya has creado tu plan de comunicación interna y valorado la mejor manera de hacer llegar la información a las familias. Ahora, te queda dar un toque final a tus comunicaciones: la llamada a la acción. Es decir, manifestar, de forma clara, qué necesitas que los padres hagan al recibir tus comunicados.

    Por ejemplo:

    • ¿Necesitas que firmen una autorización? Escribe tú la frase completa, y simplemente déjales la opción de firmar.
    • ¿Deben escoger una fecha para reunirse con el tutor o tutora? Comparte un calendario con las fechas disponibles, para que se apunten en la que mejor les resulte.
    • ¿Les invitas a un taller? No olvides indicar la fecha, hora, dónde se hará… Y decirles cómo pueden apuntarse.

En resumen

La visión que se tiene desde dentro de la escuela, donde las actividades forman parte del día a día, es diferente a la que tienen las familias. Para ellas, las actividades de la escuela son una tarea más, que se suma al cuidado de los hijos, de la casa, las compras, el trabajo… Por eso, al recibir notificaciones, los padres necesitan tener información clara, y saber qué acción se espera que tomen.

Para finalizar, si tu meta para este año es mejorar la comunicación con las familias de tu centro, empieza por planificar tus mensajes. Al escribirlos, ponte en el lugar de las familias, y hazles saber qué necesitas de ellos.

Y, llegado junio, haz un nuevo balance. Con sólo dar estos tres pasos, verás cuánto habrás avanzado.


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