Captación

Aumenta las conversiones entre candidatos y matriculados

Puede que los números empiecen a preocuparte. Empiezas a ver que no llegas a cubrir todas las plazas. Y quieres encontrar la forma de aumentar la conversión de candidatos a matriculados para tu escuela.

Puede que no acabes de entender qué sucede. Si los padres de los alumnos te recomiendan, y recibes unas cuantas solicitudes, entonces, ¿cómo es que cada año acabas sufriendo por no llegar a cubrir las plazas que necesitas? ¿Por qué esto te pasa a ti, mientras otras escuelas de la zona tienen los cursos ya cerrados y lista de espera?

Reconocer los motivos será el primer paso para hacer el cambio que quieres. A partir de allí, podrás identificar cuál es la solución que te ayude a agilizar y hacer más efectivo tu proceso de captación de nuevos alumnos.

Hoy te hablaremos de acciones prácticas que podrás implementar. No te engañaremos, lo ideal sería respaldar todas ellas con un CRM que te permita llevar un control de los datos y te dé la posibilidad de analizarlos. Pero nos centraremos en las acciones como tales, y en lo que te podrás conseguir al implementarlas.

  1. Incorpora un formulario en la web y registra cada dato
  2. Tu web debe funcionar como un comercial que trabaja 24/7 para ti. Si las familias entran, te conocen, y empiezan a interesarse en tu centro, este es el lugar y el momento para que puedan dejarte un mensaje. Ya sean las 10 de la noche de un martes o las 8 de la mañana de un domingo.

    Y esta no es la única ventaja de incorporar un formulario: además de recibir solicitudes en cualquier horario, también podrás, de forma automática, registrar los datos del candidato en una base de datos.

    ¿Sabías que más del 60% de los colegios no responden a todas las solicitudes de información que recibe? Empezar a tener una base de datos organizada con los datos de cada familia interesada es el primer paso para sistematizar el proceso de captación, y evitar perder oportunidades.

    Formulario de contacto

  3. Personaliza tu comunicación con newsletters periódicas
  4. Es probable que no tengas el tiempo ni la estructura para enviar todos los emails individuales que quisieras a cada familia y a cada candidato. Y, sin embargo, el seguimiento y la personalización serán claves para que puedas acabar de cubrir las plazas que necesitas, así como para comunicarte con los padres de los alumnos del centro.

    ¿Cuál es el secreto, entonces? Se trata de trabajar con una plataforma de email marketing en la que puedas segmentar las listas según categorías (por ejemplo, ex-alumnos, alumnos, padres interesados en apuntar a sus hijos a la escuela…) y, también, según intereses principales (música, teatro, inglés, matemática…).

    Al hacer los envíos por grupos, podrás personalizar tus emails, y asegurarte de que cada uno reciba la información que le interesa.

  5. Automatiza procesos para llegar hasta donde necesitas
  6. Suena el teléfono en la recepción de la escuela.

      - Hola, ¿con el departamento de admisiones?
    • - Espere que le tomo nota.

    Tú estás en una reunión, entonces tu compañero apunta los datos de la llamada en una libreta. Cuando has salido, te pasa el mensaje por teléfono. Lo apuntas en un post-it. En cuanto acabes ese informe tan urgente llamarás al candidato.

    Sabes que sería ideal poder responder a las personas en el momento en que te contactan, sí. Pero el día a día es como es, y no siempre es posible llegar a todo.

    Sin embargo, sí que podrás hacerlo si empiezas a automatizar. Añadir a tu proceso de captación acciones tan sencillas como un email de bienvenida tras un primer contacto de un candidato, un calendario compartido para escoger día y hora para la entrevista, avisos para las actividades pendientes y recordatorios de reuniones y llamadas te ayudarán a llegar de forma personalizada a cada uno de los candidatos que se han interesado en la escuela.

Escribiendo en un portátil

En resumen

Te gusta tratar a cada candidato de forma individual, y eso marca una diferencia. Por eso, quizás pienses que, al automatizar procesos, parte de esta personalización se perderá. Pero esto no es cierto.

Automatizar, en realidad, te liberará de tareas que te roban ese tiempo que necesitas dedicar a lo importante, a aquellas acciones donde es imprescindible que estés presente, como son las entrevistas con candidatos, las llamadas telefónicas de seguimiento y resolución de dudas, o la organización de actividades para comunicar lo que hacéis en la escuela.

Además, te permitirá tener mayor control sobre todo el proceso, dejar de perder información y, especialmente, aumentar la conversión de candidatos a matriculados.