Qué puedes hacer para impulsar el proceso de admisiones antes de final de año

Se acercan las Navidades y, en muchos casos, unos días de descanso también. Quizás te plantees revisar el proceso de admisiones después de las vacaciones. Volverás con la energía renovada y la energía necesaria para dar un impulso a la captación de nuevos alumnos.
Y es cierto que enero es un buen momento para empezar acciones. Pero, también es cierto que, para ser efectivas, esas acciones deberán basarse en un plan. Un plan que te permita conocer cuál es la situación actual, identificar fallos, y trazar una estrategia para llegar a la meta.

Así que vamos a empezar por lo primero.

Haz un mapa de tu situación

Para saber hacia dónde ir, antes, deberás tener una idea clara de dónde te encuentras. ¿Qué tal si revisas tus planes para este curso, y los datos actuales? Así, podrás valorar:

• tus objetivos,
• qué porcentaje has cumplido, y cuánto te falta para alcanzarlos,
• y si hay algo en el proceso actual que te dificulte conseguirlos.

Define acciones inmediatas

Ahora que tienes claras las inscripciones confirmadas, y cuántas necesitas completar para cumplir tus objetivos, es momento de decidir qué puedes realizar antes de Navidad.
Es cierto que es una época en la que la gente va ocupada y con prisas, pero también, el descanso durante las fiestas es un buen momento para hacer planes y tomar decisiones. Y tú quieres estar entre las decisiones que tomen las familias.
¿Qué tal si les envías algo más de información sobre ese tema que te habían comentado al hablar con ellos? Repasa las notas de las reuniones y de las llamadas telefónicas con los candidatos actuales, e identifica:

• ¿En qué han mostrado interés?
• ¿Cuáles eran sus dudas?
• ¿Crees que pueden necesitar información adicional?

A su vez, inclúyelos en las comunicaciones navideñas. Demuéstrales que, para ti, son importantes. Y que te encantaría que se incorporaran a la comunidad de la escuela.

Crea tu plan de captación de nuevos candidatos para el próximo curso

Ahora que tienes cubiertas las acciones imprescindibles antes de cerrar el año, es un buen momento para dar forma a un plan de captación para el próximo año que te guíe hacia tus objetivos.
Para ello, tendrás que revisar tanto tus acciones externas, como también, los procedimientos internos.

Porque, ¿sabes qué sucede? De nada te servirá invertir recursos y esfuerzos en jornadas de puertas abiertas, comunicaciones en prensa local y publicidad si, una vez que te contactan los candidatos, la información esencial se acaba perdiendo por el camino.
Es muy probable que ya tengas tu plan de captación este curso. Por lo tanto, si has visto que no estás conforme con tus objetivos, te tocará hacer una revisión para optimizarlo, y detectar:

• ¿De qué manera este plan te acerca a tus metas?
• ¿Hay algo en la implementación que te esté alejando de ellas?

Para ello, te ayudará contemplar:

1. Tus acciones de comunicación externa.
   1. Contenidos: newsletters, artículos, publicidad...
      • Define el perfil de persona a quien quieres llegar, y escribe de forma cercana y directa. Tal como le hablarías en una reunión cara a cara.
      • Incluye toda la información relevante. Revisa que tus comunicaciones respondan a las cinco preguntas clave: qué, quién, cuándo, dónde y de qué manera.
      • Selecciona los medios y canales que llegarán al perfil de audiencia con quien te interesa comunicarte.
      • Asegúrate de que cada comunicación comercial incluya una llamada a la acción clara y fácil de entender e implementar.
   2. Eventos y jornadas de puertas abiertas.
      • Participa en aquellos eventos donde vayas a tener un retorno sobre los recursos invertidos.
      • Comunica antes, durante y después. Esto quiere decir que es tan importante el anuncio del evento, como la comunicación con las personas allí y su seguimiento posterior. Crea folletos informativos y formularios fáciles de rellenar. Ofrece tu tarjeta a cada persona con quien hables e intenta quedarte con su contacto también. De esta manera, podrás enviar un email de agradecimiento con la información adicional que necesiten.
2. Procedimientos internos:
   1. ¿Cómo integras y sistematizas los datos de cada candidato?
   2. En tu equipo, ¿cómo se comparte la información que se recoge a partir de los eventos, las llamadas telefónicas y la web?
   3. ¿Todos están al tanto de cómo es el proceso de captación y admisiones?
   4. ¿Saben qué deben preguntar al responder una llamada telefónica de un posible candidato?

Para que tus esfuerzos en captar nuevos alumnos den los resultados que buscas, necesitas que toda la información proveniente de los emails, llamadas y entrevistas de admisiones esté ordenada, y que se pueda acceder a ella en cualquier momento.

Nuestra recomendación para ello es contar con un software especializado como es un CRM en tu centro. En Dinantia tenemos Attract, el CRM dirigido a instituciones educativas, para poder ayudarte.

Además, un equipo organizado, donde todos conocen los datos clave a solicitar y el procedimiento a seguir, es también un equipo productivo y eficiente, en el que todos van en la misma dirección.

Y, más aún, si además logras automatizar procesos y tareas, contarás con más tiempo para avanzar en un proceso de captación personalizado, en el que cada candidato pueda conoceros en profundidad y recibir la información que necesita antes de tomar la decisión.

Como ves, un proceso de captación efectivo tiene tantos componentes de comunicación externa como, también, de gestión interna. Y, para alcanzar objetivos, es importante no dejar fuera ninguno de ellos.

¿Te interesaría conocer cómo podemos ayudarte a optimizar tu proceso de captación y dejar de perder candidatos? Rellena este formulario y en breve nos pondremos en contacto contigo.